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“码”上查询 “档”然规范
——二企业成自高铁项目部档案示范点建设纪实
时间:2021/9/28 16:43:23 编辑:张美玲 来源:二企业

人们常说,“空口无凭,立字为据。”档案是社会发展的客观存在,有着源远流长的发展过程。档案管理是记载历史,服务现实,着眼未来的重要工作。二企业成自高铁项目部自开工建设以来,严格按照集团企业关于项目档案管理工作的各项要求,准确编制了项目档案管理办法、人员责任分工等5项工作制度和计划。按照规范要求设置了项目档案室,目前已完成2019年度、2020年度各类项目档案归档约800卷。项目档案管理做到了立卷及时有序,归档按时齐全,项目档案管理示范建设初见成效。

强劲的领导带头是关键

强化组织领导,压实岗位责任。项目部明确了主管项目档案工作的领导人员,成立档案管理工作小组,由项目书记任组长,统筹、决策项目档案管理各项工作;任命(兼职)项目档案管理员为副组长,统筹实行归档汇总、台账整理以及牵头实行档案管理各项事务;各部门档案管理责任人为组员,负责组织实施本部门归档文件整理、汇总、编号、归档等具体事务,同时将项目档案工作列入年初下发的年度重点工作部署,与安全、生产工作同部署、同推进、同考核,形成了统一领导、统一管理、统一制度,层次分明的档案管理程序。

过硬的专业素质是基础

重视能力提高,突出专业素质。项目部围绕建好一支专业队伍的目的,抓实抓好项目档案学习培训,通过自学、外送学习、实地观摩、“一带多”重点培养的方式,推荐项目档案员到集团企业、成都局集团档案馆交流学习,将所学所得与项目实际有机融合,形成适用于项目部的实施措施和改进办法,通过学习分享、集中培训、解惑答疑等方式,鼓励档案员到项目文件收集、整理、归档的实践中去学,努力做到“学思用”贯通、“知会行”合一,组成一支能够适应项目档案信息化、专业化要求,坚守平凡、追求非凡的高素质队伍。

标准的硬件投入是支撑

协调硬件投入,落实基础支撑。基本的硬件设施是档案管理规范化的基础。为此项目部设立了档案室,配备标准档案(柜)架48组、打印机8台、碎纸机1台,扫描仪1台、文件盒及档案袋若干,同时为各部门归档人员配备专门的档案管理硬盘。为方便各部门工作开展,项目部因地制宜采取预归档、预验收工作模式,将档案柜分置于各部门、各工区,由各部门自行整理归档,每季度一次归档台账更新,每年一次集中归档入库。

精细的过程管控是保障

严格过程抽检,确保实行规范。项目部资料存档实行专人、专室、专柜管理;各部门和工区需严格遵守工作程序,及时做好信息的收集和资料的整理工作;借阅资料实行登记管理制度,严禁将资料乱堆乱放,随意存取;任何已入库档案不得私自外借或携带外出。为抓好过程管控,项目部按照施工工序对所收集的档案文件进行预立卷,保障项目文件随时收集积累,档案管理工作小组每季度对各部门、各工区预立卷档案进行抽检,确保档案的真实性、完整性和规范性。

创新的“码”上查询是提升

创新归档方式,提升管理层次。为确保项目档案完整、准确、系统、规范和安全,项目部按照股份企业《项目档案整理规则》、集团企业《项目档案管理办法》规定,梳理了归档范围,创新使用信息化手段,利用二维码技术生成档案目录及重要内容提示,清晰展示树状档案目录,方便信息录入与查找,实现收集、整理、归档、追踪全过程监督。

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